第2章 実務編 （1）雇用管理 業務・指示・報告
Q16 仕事の指示や報告等業務管理の方法
在宅勤務の場合、就業場所が離れているため仕事の指示がしにくいように思います。また、仕事の進捗状況の報告についても同様です。どのように業務管理をすれば効率的でしょうか？
A16
同じ場所に集まって仕事をすることが従来一般的でしたので、仕事の指示も報告も顔を合わせて行う方法に我々は慣れているといえます。アメリカなど人口密度が低い所では離れた場所で仕事をすることが多く、打ち合わせや仕事の指示、報告も離れた場所で行うやり方が自然に取り入れられているようです。
離れた場所にいる人に仕事の指示をする場合は電話連絡であっても内容をまとめてから話をするのが一般的です。できれば、それを文書の形にしてFAXや電子メールで送り確認できるようにすることが望ましいでしょう。
電話による連絡・打ち合わせに加え、FAXや電子メールを使えば在宅でも十分に指示・報告のやりとりをしていくことができます。
口答による指示のみに慣れていると、指示の内容をまとめたり、勤務者の方も報告内容をいちいち記述するのが面倒に感じます。しかし、本当の意味での仕事の効率を考えると、文書を使う方法が仕事の効率化につながっていくはずです。
コラム2－15
【事例】 週報をFAXから電子メールへ切り替え
課内では全員、業務日報を作成することが義務づけられ、在宅勤務者も仕事の報告をするために、当初は、課内の共通書式で週単位で入力しFAX送付していました。
最近では、昨今の情報処理技術の進展に伴い、業務日報についても、その都度の仕事の指示・報告と同様、電子メールでできるように移行しました。
［C社のヒアリングより］
コラム2－16
【事例】 電子メールを利用
ソフトウェアの開発を主な業務とするA社ではインターネットも利用できる社内ネットワークが全社的に利用されています。従って、仕事の指示、報告等全て電子メールで行われています。在宅でシステム開発やDTP（デスクトップパブリッシング－机上印刷）の業務を行っているPさん（筋ジストロフィー2級）は1日のうちに何度も電子メールをやりとりしながら業務を進めています。
［A社のヒアリングより］
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